En väl fungerande Convention Bureau bidrar positivt till kommunens attraktionskraft. Värvning och assistans till mötesarrangörer är samtidigt en administrativt tung process med många inblandade och många prioriteringar. En växande skara kunder har valt Magnet från Premium för sin mötesvärvning.
  • 1Unik rating av möten

    Säkerställ att kommunen värvar rätt möten.

  • 2Håll koll på alla möten

    Samla all information kopplat till ett möte på ett ställe

  • 3Strukturerad process

    Alla möten får en status som följer värvningsprocessen

  • 4Mobilt anpassad

    Kör systemet på Mac och PC såväl som i Iphone och Ipad

Premium Magnet löser flera administrativa problemställningar
Magnet hjälper till att hantera den svåra obestämbara verkligheten. Ett möte som skall äga rum om flera år är till en början väldigt löst i konturerna. Magnet hanterar detta på ett unikt sätt där det går att planera både i grova termer av år och månader men också i detalj från ett datum till ett annat. Vissa möten blir aldrig av medan andra sker upprepade gånger. Kommunens egna förutsättningar skall återspegla vilka möten och därmed vilka kontakter som skall prioriteras. Löpande måste arbetsgruppen avrapportera hur arbetet fortskrider vilket naturligtvis är inbyggt i Magnet.
Avancerad projektadministration
Varje möte är ett projekt i Magnet. Här samlas all information som har med mötet att göra. Möten kan också var indelad i flera händelser. Möten skapar vanligtvis mängder av information och att göra listor som i sin tur är knutna till olika ansvariga. När medarbetare blir sjuka eller förhindrade måste alla bollar som är i luften enkelt kunna tas över av andra medarbetare. Detta löser Magnet. Kontakten med alla mötets inblandade parter är viktig. Många olika organisationer och dess medarbetare behöver vara med i processen. Vad har kommunicerats av vem och till vilka är lätt att hålla reda på. För att behålla full kontroll på projektets kopplade dokument är en effektiv dokumenthantering också viktig. Projekt kan innehålla känslig information och avtal. Med Magnet är det enkelt att styra vem som skall få se och ändra lagrade dokument i systemet. Alla möten får en projektstatus som talar om hur långt ett projekt har kommit. De projekt som är publika kan enkelt publiceras i en evenemangskalender på webben. Flödet hjälper kommunen att lätt kommunicera internt vad som ”finns i pipen” och vad som är publikt.
Allt fler går över till Premium Magnet
Systemets grundläggande funktioner har sitt ursprung i det arbete som utförs på Convention Bureauer. Tidigare har mötesvärvning skett med lösa dokument, Excel och standard CRM system. Efter en tid har denna hantering blivit ohållbar och man har sökt ett system som kan hålla samman all data kring möten på ett mer effektivt sätt. Ett exempel på komplexiteten är till exempel att hålla koll på alla hotellförfrågningar som är kopplade till ett möte. Detta är helt integrerat med Magnet med vår hotellblockbokning. Genom den framgångsrika användningen i flera kommuner växer Magnets användargrupp hela tiden. En viktig aspekt bland kunderna har också varit att kunna vara med och påverka den slutgiltiga installationen av Magnet. Även om Magnet bygger på ett antal standardfunktioner är det lätt att förändra och lägga till ny funktionalitet på standardmodulen så att det passar kundens unika behov. Det går också att integrera Magnet med andra system. Flera an våra kunder är medlemmar i det nationella nätverket SNCVB (Swedish Network of Convention Bureaus)
Så här fungerar Magnet
Med Magnet hålls full kontroll på företag, personer och möten. Möten kan rankas med en mängd parametrar för att beredas som ett beslutsunderlag om vilka kongresser och konferenser man faktiskt skall satsa på. Denna så kallade ”värvaberäkning” kan ske både innan evenemanget och efter som en uppföljning. Det går att följa vilka aktörer som är delaktiga i ett mötes beredning. Det går också att spara kontaktpersoner, sponsorer, och dokument som hör till ett möte. Ett möte, oavsett storlek, är i Magnet ett projekt. Projekt har en eller flera arrangörer samt företag och personer knutna till sig. Ett projekt består också av en mängd aktiviteter, hotellreservationer och andra händelser. Denna länkning mellan projektets aktiviteter och personer utgör ryggraden i Magnet. Det är enkelt att kommunicera med alla inblandade i ett projekt via Magnet. Alla dokument som skapats kan samlas under projektet för god överblick. Magnet klarar de flesta typer av dokumentformat. Behörighetssystemet är kraftfullt men ändå enkelt att använda.
Mobila lösningar
På kontoret går det att arbeta tillsammans från både Windows och Mac OS. Det kan ibland vara ett mycket omfattande säljarbete att värva ett evenemang till kommunen. Med många möten och kontakter är det viktigt att alltid ha tillgång till sitt system. Magnet erbjuder användarna tillgång till viktiga uppgifter direkt på iPhone och iPad via det vanliga mobilnätet. Denna mobila lösning gör att ändringar som sker på kontoret eller i fält direkt kommer alla andra till del. Ett väl utvecklat behörighetssystem styr vem som skall få se och arbeta med vad i ett projekt.
Funktioner
  • Projekthantering för möten. Varje möte är ett projekt.
  • Projektdeltagande knutna till person och företag
  • Händelser knutna till projekt
  • Företagsregister och personer på företag
  • Att göra lista knutet till projekt, företag, användare och kontakter
  • Dokumentlagring relaterat till projekt och personer
  • Mobil koppling till iPhone/iPad/li>
  • Projektlista för både internt (pågående arbete) och externt bruk (publika 
projekt)
  • Ekonomisk projektinformation
  • Projektrapporter som gör det lätt att redovisa arbetet som görs med att värva möten.
  • Blockbokning av hotellrum kopplade till ett möte direkt i systemet
  • Inbyggd Venuefinder i systemet som kan nås publikt via webb.
  • Inbyggd partnerwebb för partnerhotell och konferensanläggningar
  • Spårbara kommentarer på Projekt, personer och företag
  • Möjlighet att skapa relaterade projekt
  • Rating av möten före och efter genomförande. Jämför förväntningar och resultat
  • Personliga ”att göra listor” med påminnelser. flyttbara mellan medarbetare
  • Massmejl/SMS inne i systemet (kräver separat SMS tjänst)
  • Hantering av användare till systemet
  • Enkelt utbyggbart från start
  • Sparande av sökningar på personer
  • Avancerade säkerhetsfunktioner. Låsa poster, Skydda dokument
  • Poängsystem på aktiviteter i systemet för för arbetsledning om så önskas
  • Avancerad kategorisering av företag, personer och möten för lättare sökning
Bilder

Mer information? Ring Jan Book på 010 333 39 21

jan@premium.se