//Magnet – mötesvärvning
Magnet – mötesvärvning 2017-09-21T13:56:00+00:00

Magnet – Projektsystem för möten och event

En väl fungerande Convention Bureau bidrar positivt till kommunens attraktionskraft. Värvning och assistans till mötesarrangörer är samtidigt en administrativt tung process med många inblandade och många prioriteringar. En växande skara kunder har valt Magnet från Premium för sin mötesvärvning.

Mer information

Ring Jan Book på 070-891 91 71

Magnet löser flera administrativa problemställningar

Magnet hjälper till att hantera den svåra obestämbara verkligheten. Ett möte som skall äga rum om flera år är till en början väldigt löst i konturerna. Magnet hanterar detta på ett unikt sätt där det går att planera både i grova termer av år och månader men också i detalj från ett datum till ett annat. Vissa möten blir aldrig av medan andra sker upprepade gånger. Kommunens egna förutsättningar skall återspegla vilka möten och därmed vilka kontakter som skall prioriteras. Löpande måste arbetsgruppen avrapportera hur arbetet fortskrider vilket naturligtvis är inbyggt i Magnet.

Avancerad projektadministration

Varje möte är ett projekt i Magnet. Här samlas all information som har med mötet att göra. Möten kan också var indelad i flera händelser. Möten skapar vanligtvis mängder av information och att göra listor som i sin tur är knutna till olika ansvariga. När medarbetare blir sjuka eller förhindrade måste alla bollar som är i luften enkelt kunna tas över av andra medarbetare. Detta löser Magnet. Kontakten med alla mötets inblandade parter är viktig. Många olika organisationer och dess medarbetare behöver vara med i processen. Vad har kommunicerats av vem och till vilka är lätt att hålla reda på. För att behålla full kontroll på projektets kopplade dokument är en effektiv dokumenthantering också viktig. Projekt kan innehålla känslig information och avtal. Med Magnet är det enkelt att styra vem som skall få se och ändra lagrade dokument i systemet. Alla möten får en projektstatus som talar om hur långt ett projekt har kommit. De projekt som är publika kan enkelt publiceras i en evenemangskalender på webben. Flödet hjälper kommunen att lätt kommunicera internt vad som ”finns i pipen” och vad som är publikt.

Skapat och anpassat unikt för en Convention Bureaus arbete

Systemets grundläggande funktioner har sitt ursprung i det arbete som utförs på Convention Bureauer. Tidigare har mötesvärvning skett med lösa dokument, Excel och standard CRM system. Efter en tid har denna hantering blivit ohållbar och man har sökt ett system som kan hålla samman all data kring möten på ett mer effektivt sätt. Ett exempel på komplexiteten är till exempel att hålla koll på alla hotellförfrågningar som är kopplade till ett möte. Detta är helt integrerat med Magnet med vår hotellblockbokning. Genom den framgångsrika användningen i flera kommuner växer Magnets användargrupp hela tiden. En viktig aspekt bland kunderna har också varit att kunna vara med och påverka den slutgiltiga installationen av Magnet. Även om Magnet bygger på ett antal standardfunktioner är det lätt att förändra och lägga till ny funktionalitet på standardmodulen så att det passar kundens unika behov. Det går också att integrera Magnet med andra system. Flera an våra kunder är medlemmar i det nationella nätverket SNCVB (Swedish Network of Convention Bureaus)