Tydliga tecken på att du befinner dig i Excel-träsket

Behöver jag en databas? – Rätt teknologi för rätt jobb!

• Du skickar kalkylblad fram och tillbaka till kollegor
• Du skriver av information från ett ställe till ett annat
• Du skapar lösenordsskyddade kalkylblad för att inte fel person skall ta del av innehållet
• Du har en stor trädstruktur på din hårddisk för att hålla koll på alla olika versioner
• Ditt dokument har vuxit i flera år och börjar bli ohanterligt

 

Excel är väldigt bra på att göra beräkningar och att snabbt åskådliggöra innehållet i informationen. När är det då dags att byta verktyg? Generellt kan man säga att det är dags att ta steget till en databas när datamängden växer och du behöver dela informationen med andra eller hämta in information från många datakällor på ett säkert sätt. Istället för att maila en Excelfil eller dela samma fil på internet kan man med databasen växa med behovet utan en egentlig övre gräns.

 

Vilken databas är bäst för mig?

På Square Moon kommer vårt viktigaste arbete från att förstå de områden där användarens behov inte stöds på rätt sätt. Ofta, inte alltid, utgår stödet från ett kalkylblad. 
Vanligt är också att användaren har växlat upp från att behöva en egen, snabb och enkel plats att hålla information på till att behöva ett större, strukturerat verktyg med delat gränssnitt för flera användare för att hantera det. Här kan Premium hjälpa till att upptäcka nya, bättre anpassade verktyg.

Ett vanligt scenario vid diskussioner om IT-lösning med våra kunder är att vi tittar i slutändan på arbetskedjan med dem som sitter och tittar i Excel-rapporter. Rapporter som flera vill nå samtidigt och där det aldrig säkert går att veta vem som har senaste versionen. Rapporter som skulle behöva göras enkelt tillgängliga, bara för dem som behöver ha informationen.

När det sedan börjar pratas om grafer, pivot, sökbarhet och många flikar så har vi många verktyg som kan användas för att göra livet lättare för ledare och beslutsfattare och därmed underlätta för hela företagets verksamhet.

Det är detta som kallas för “Workplace Innovation Platform”, en guide och verktygsplattform för att nå nästa teknologiska nivå, höja säkerheten och nå ut till fler personer.

 

De tuffa frågorna

I processen behöver vi såklart lyssna vad våra kunder har att säga, men också ställa de tuffa frågorna:

• Hur sårbar är den nuvarande lösningen?
• Hur lagringssäker är informationen?
• Hur personberoende är funktionen?
• Vilka tidstjuvar finns i den nuvarande lösningen?

 

Hur kan vi på Square Moon hjälpa till?

På Square Moon använder vi FileMaker för att skapa allt från enkla databaser till hela affärssystem. En fördel med Filemaker är att det tillåter en snabb utveckling. Vi kan automatiskt konvertera stora Excelfiler till en databas i FileMaker på några få minuter. Ofta kan vi skapa en prototyp av ett system på bara en dag.Det skapar möjligheter att i dialog med kunden diskutera fram en lösning på mycket kort tid.

För vissa kunder är vi analytiker, för vissa är vi integratörer, för andra stöder vi användningen av FileMaker, men för de flesta bygger vi arbetsflöden och affärssystem för att förbättra effektiviteten. Kort sagt – det varierar verkligen beroende på klient, men vi hjälper företag att spara tid, pengar men framför allt att bli mer effektiva.

 

Vad betyder det?

I nästan alla fall arbetar vi med att förstå kundens information. Vi hjälper till att lägga in den i databaser och flytta från en värld där människor hanterar data i enskilda dokument till att arbeta i en delad miljö. Det är mer än bara ett lagringsproblem. Vi lägger också gränssnitt ovanpå databaser för att underlätta arbetsflöden, uppgifter, tillgänglighet och rapportering.

Vi börjar ofta med kalkylblad. I dagens värld förstår de flesta användare ett kalkylblad och oavsett verktyg kan det verka intuitivt hur man arbetar med dem. När vi börjar nya projekt är det sällsynt om det inte finns tidigare försök att hantera informationen kalkylblad. Vi minskar komplexiteten, minskar manuell datainmatning, minskar buller och gör man sparar arbetstid samt felkällor. (I vissa fall, mycket mindre arbete.)

Vi ansluter dessa affärssystem till webbplatser, andra datasystem, rapporteringsmotorer och verktyg som alla användare använder dagligen. Rätt verktyg och stöd -> bättre ekonomiskt resultat Vi uppskattar Excel, Google Docs och annan kalkylbladsteknik. För rätt jobb är de perfekta. Vi arbetar ju med kalkylblad hela tiden. När ett problem som redan är väl löst med ett kalkylblad kan det hända att vi också rekommenderar att inte göra något. Behovskriterierna kanske inte är uppfyllda.

Vi hjälper våra kunder att hantera information effektivt, innovera med teknik och utnyttja digital transformation. Välkommen till en förutsättningslös diskussion kring hur djupt du sitter i din Excelproblematik!