Premium affärssystem för anpassad avtalsfakturering

Med utgångspunkt i Karlstad och Örebro levererar Docero lösningar för skrivare, kopiatorer, kaffemaskiner och mycket mer. När bolaget vuxit kraftigt behövde man ett mer flexibelt system för att hantera maskinavtal samt deras service och underhåll. 
Det var också viktigt att systemet är integrerat med ett CRM och säljstöd. Man använde tidigare WinServ för att hantera sina kopiatorer och printers i ett maskinregister. All funktionalitet har nu flyttats in i Premium affärssystem och man fick även hjälp med att flytta in all data från tidigare system.

– Vi gillar att systemet är enkelt anpassningsbart utifrån våra förutsättningar säger Håkan Wiik, som ansvarat för implementationen. 
Utifrån det vi hade i tidigare system har vi nu ersatt de flesta funktionerna och fått förutsättningarna för att vässa vårt kunderbjudande ytterligare.
På Docero är vi duktiga på att ta fram den lösning som är mest kostnadseffektiv för specifikt behov hos kunden. Detta kan gälla behov av print-, skärm-, scan-, vatten- eller kaffelösning, berättar Håkan. Det ställer stora krav på vårt affärssystem att vara flexibelt nog för våra olika kunderbjudanden.

Ärendehantering

En viktig del i Doceros val har också varit ärendehantering för alla serviceorder. Med en anpassad webbapplikation ser nu tekniker kön av bokade jobb. Tekniker kan enkelt registrera tid, resa, reservdelar samt beskriva utfört arbete. Utförda serviceorder faktureras automatiskt och bokförs i Fortnox. Meddelande till kunden när maskinen är klar kan ske med e-post eller SMS. Appen är enkel och intuitiv och samtliga tekniker har kommit igång helt utan utbildning.

Maskinregister

I Objektregistret kan tusentals maskiner hanteras. Speciellt för Doceros verksamhet har varit att avtalsfakturering skall kunna ske såväl vecko-, månad-, kvartal- och årsvis. Jag gillar att det är enkelt att få en översikt på vad som är på gång för debitering och avläsning. Det går helt enkelt inte att missa debiteringar som skall göras berättar Håkan.

Rapporter

En viktig del i affärssystemket är möjligheten till rapporter. Exempel på rapporter i systemet är beläggningsgrad på tekniker, resultatanalys kund och maskin, omsättning och TB på artiklar. Alla delar är sökbara i period utifrån ett kostnadställe eller kundgrupp. I en tidslinje kan man se en översikt över bokningssituationen på tekniker. I översikten ser man också frånvaro vilket gör att det är lätt att planera nya jobb utifrån beläggningsgrad.

Avslutningsvis

– Premium tog vår gamla data hela vägen i mål och tillsammans trimmade vi rutinerna så att de funkar för vår administration, berättar Håkan. Supporten är bra och vi har ofta svar inom några timmar på våra frågeställningar.

Mer information

Ring Jan Book på 0708-919171