/, Bokningssystem/Enkel resursbokning med många tillämpningar

Enkel resursbokning med många tillämpningar

De flesta verksamheter behöver ibland någon form av bokningssystem. Interna resurser såväl som externa behöver en översikt för bokningssituationen, oavsett om resurserna gäller lokaler, utrustning, personal eller projekt. Vid valet av bokningssystem behöver man fundera på vad som bäst gagnar den egna verksamheten. På Premium har vi under snart 20 års tid jobbat med bokningssystem. Här beskriver vi lite av våra erfarenheter.

Grundfrågan om din verksamhet är så lik andras verksamheter så att du kan skaffa ett färdigt bokningssystem – ett standardsystem.
Om du driver ett hotell, eller en frisersalong så är det troligt att din verksamhet kan hitta ett bra standardsystem. Men, om du har en verksamhet med andra behov så behöver du troligen också andra verktyg.
En bra regel för systemstöd är att låta det följa verksamheten och inte tvärt om.

Att tänka på

Vad behöver man då tänka på när det är dags att välja bokningssystem? Du har ett antal resurser – allt från personal med olika funktioner till maskiner eller lokaler – dessa skall kunna bokas upp för olika tidsenheter. Vår erfarenhet är att det är relativt enkelt att hitta system som talar om när en resurs är bokad. Men att det är svårare att få en överblick när resursen inte är bokad – dvs. ledig.

Med en klassisk kalendervy som alla känner igen från applikationer som Outlook eller iCal får du en bra överblick över en dag, en vecka eller en månad. Men så fort du skall titta på mer än en resurs samtidigt så blir det rörigt. Varje resurs behöver ha sin egen färg, för att få någon som helst överblick, och då tappar du möjligheten att använda färger för status. Försöker du sedan se 10 stycken resurser i samma kalendervy så blir det näst intill ohållbart.

Tidslinje

Med målet att få överblick och att faktiskt kunna se när resurserna är lediga så brukar den bästa metoden vara någon sorts tidslinje. Där tiden rör sig över resurserna och det går att separera ut dem, kanske till och med filtrera fram några enstaka resurser. På det sättet kan du få en överblick över vad som är bokat när, och framför allt när det inte är bokat. När är det ledigt? När kan resursen bokas ut nästa gång?

Bokningar över tid

Gantt

Skärmbild från MS Project

Ett par problem som man stöter på här är att de flesta system som visar resurser över en tidslinje är s.k. GANTT-vyer. Gantt är ett sorts verktyg som används för planering och allokering av resurser i projekt. Där man tittar på vilka resurser som skall utföra vilka aktiviteter och i vilken ordning de skall göras, dessutom visas också vilka beroenden som finns mellan dem. T.ex. att aktivitet B inte kan påbörjas av resurs 2 förrän aktivitet A är slutförd av resurs 1.

En Gantt-vy är ett mycket bra verktyg för att visualisera redan bokade aktiviteter, men det går inte att se när resurserna är lediga.

Översikt

Den tidslinje vi förespråkar är en som motsvarar det som många är vana vid från olika redigeringsprogram. Oavsett om det handlar om ljud, musik eller film, så ligger tiden som en X-linje i nedre delen av skärmen. Tiden rör sig hela tiden från höger till vänster. Men beroende på inzoomningsgrad så kan ytan på skärmen vara en minut, en timme, eller kanske till och med en tiondels sekund. Ett lodrätt streck markerar var i tidslinjen du befinner dig just nu. 

Ljudredigering

 På höjden (Y-linjen) har du sedan dina resurser på en rad var. Om det handlar om musikredigering så ligger det ett instrument på varje rad. Om det är ett konferensbokningssystem så ligger det troligen ett konferensrum på varje rad.

Vår teknik

Våra resursbokningssystem använder sig av ett tredjepartsverktyg som heter soSIMPLE calendar som ger funktionaliteten vi är ute efter. Den är mycket flexibel och kan anpassas till många olika verksamheter på ett relativt lätt sätt. Tekniken är samtidigt snabb och intrycket blir mycket tydligt. Det ger oss precis den överblicken vi söker och vi kan visuellt hitta lediga tider samtidigt som vi kan färglägga olika bokningar med olika status. Såklart har vi också alla de vanliga funktionerna med oss i översikten. D.v.s att vi kan skapa nya bokningar, ändra eller ta bort bokningar och skapa nya direkt genom att klicka i ett ledigt utrymme.

översikt bokningssystem

Arbetsprocesser

På Premium är vi mycket intresserade av arbetsprocesser. När ett verksamhetsflöde skall spara tid och ge god överblick vill man att resursbokningen automatiskt skall kunna generera debitering eller orderrader med en mängd villkor. Här kommer vi oftast betydligt längre än standardsystemen då vi med FileMaker enkelt kan skräddarsy vad som skall hända i nästa steg när en bokning görs.

Har du frågor om det du precis läst? Eller vill du bara diskutera bokningssystem i största allmänhet?

Kontakta oss
2017-11-06T14:53:57+00:00