Offitech AB valde Premium ERP & affärssystem för flexibel maskin- och avtalshantering.

En av Sveriges större leverantörer av print- och kopieringslösningar, Offitech AB, valde Premium ERP & Affärssystem för sin verksamhet. Offitech har funnits sedan 1990 och har kunder inom såväl SMB som börsnoterade bolag och institutioner. Med ett flertal kontor i landet och över 30 medarbetare är Offitech rikstäckande på kontorslösningar inom området.

 

Bakgrund

Offitech, letade efter ett affärssystem som kunde ersätta befintligt system och vidareutveckla sin hantering av maskinavtal/service. Man ville också samla säljare, tekniker och administrativ personal i ett system där datan kan följa kunden från första lead till mångårig affärsrelation. Premium affärssystem i kombination med Fortnox svarade upp till kraven. Övergången gav för Offitech en lägre årskostnad samtidigt som systemet gav en rad förbättringar. Nedan är några av de funktioner som har varit viktiga för Offitech.

Premium innehåller integrerade CRM och säljstödsfunktioner. Det innebär att både befintliga och potentiella kunders maskinpark kan lagras och katalogiseras vid riktade marknadsinsatser. Systemet ger samtidigt en total resultatanalys för varje kund över hela dennes maskinpark.

 

Flexibilitet

Att hantera stora mängder kopiatorer och skrivare kräver flexibla systemstöd.

Idag är flertalet av Offitechs tusentals kundmaskiner uppkopplade och pratar automatiskt med Premium Affärssystem.Det gör att man snabbt kan skapa automatiska förbrukningsordrar vid låga tonernivåer eller agera på servicelarm till tekniker.

På Offítech reglerar avtalen vilken inställelsetid som skall gälla och då är det viktigt att kunna agera proaktivt. Offitech använder ett amerikanskt system som heter Printfleet men går att anpassa till flera olika system på marknaden.

För äldre skrivare har man också möjligheten att skicka webbformulär för manuell avläsning till sina kunder. Här matar kunden själv in räkneverkens status direkt in i Premium Affärssystem. Denna hantering sparar mycket tid för administratörerna.

 

Framtidssäkrat

Offitech ville att deras investering skulle öppna för nya framtida möjligheter såsom ökad integration och AI. Premium affärssystem är idag förberett för Machinelearning (AI). Det kan användas för automatisk bildigenkänning och att hitta mönster i stora datamängder. Exempel på användning är att förebygga och beräkna när en maskins bäst före datum närmar sig samt hitta onormala fel i större maskinparker.

När det gäller integration är Office365, Google, SMS och Kreditupplysning grundkrav. Nya möjligheter öppnar sig med BankID signering av avtal samt säkra inloggningar med BankID.

 

Avancerad avtalshantering

I Premium ERP & Affärssystem kan Offitech administrera avtal med både fast och rörlig kostnad. Exempel på rörliga kostnader per kopiekostnad för svart- och färgtoner. Systemet genererar automatiskt avtal med bilagor för signering av kund. Det finns också funktioner för att koppla flera maskiner till ett huvudavtal. Oavsett om det gäller kopiator, kaffemaskin, fruktkorg eller något annat som löpande skall faktureras med eller utan avräkning så löser Premium detta. Avtal kan indexregleras för att enkelt prisjusteras med förändrade index över tid och mycket mer.

 

Avslutningsvis

Premium har en lyhörd och kunnig organisation. Dom hjälper oss att bygga kraftfulla arbetsflöden för vår verksamhet, berättar Thomas Andersson som är servicechef och har varit projektledare för implementation.

Vi uppskattar den snabba respons vi får av Square Moon för att slipa processerna. Detta hjälper oss att hitta konkurrensfördelar på en tuff marknad, fortsätter Thomas.