Börjar det bli dags för ett nytt affärssystem? Här är en guide med några tänkvärda aspekter inför din egen utvärdering.
Förutom att prata med dina närmaste branschkollegor kan det vara bra att titta på nätet vad som finns.
Oavsett vart diskussionerna och besluten landar kommer här några generella aspekter som kan vara bra att ha med sig i processen.

Vägen till framgång med ett nytt affärssystem:

– Underskatta inte effekten av en nöjd användare. Ett omtyckte system lyfter hela verksamheten.
– Föränderlig verksamhet kräver föränderliga system. Det skall vara enkelt och billigt att göra anpassningar i systemet.
– Välj ett framtidssäkrat system. Ett bra system skall fungera många år i din organisation. Försäkra dig om att Systemet bygger på en modern grundplattform och att du får bra integrationsmöjligheter från start.
– Bra support. Välj en leverantör som sätter dig i fokus även efter att leveransen är klar. Kolla villkoren!
– Ordning och reda i din data. En enkel och logisk struktur i din data som alltid är sökbar kors och tvärs kommer med tiden att vara avgörande för din framgång.

1. Börja med en behovsanalys och utgå från dina användare.

Hur komplex är din affärsverksamhet? Eftersom ett nytt affärssystem är en satsning för många år framåt är det en god investering att lägga lite tid på en genomarbetad kravlista.
Först då får du en klar bild över viktiga krav att ställa till leverantörerna.
Ett bra råd är att hålla kravlistan enkel i tex en delad Google eller Excellista och dela in denna för bolagets olika intressenter, såsom försäljning, ekonomi, leverans mm

En bra uppdelning är också att kategorisera listan i “skall” krav som är mycket viktiga för ditt företag och “bör” krav som skulle var bra att ha. Med denna fördelning ges du möjlighet att hålla din investering till en passande nivå.
Ta med alla berörda i behovsanalysen. Alla som skall jobba i systemet bör ha fått vara med i diskussionerna och ge sin syn på kravlistan.
Håll gärna denna diskussion fri från teknik och utgå från vad användarnas och företagets behov för en effektiv vardag.
Vad kan förbättras och vilka tidstjuvar finns i verksamheten idag. Försök att få med dessa så kanske nya affärssystemet betalar sig själv.

2. Utse en intern projektledare.

Tillse att någon hos dig får dedikerad tid till att driva bytet av affärssystem. Annars är det hög risk att resultatet inte blir lika bra.
En driven projektledare i företaget kan bli en mindre kostnad än flera interna stormöten där små punkter skall diskuteras av många.
Många leverantörer har bra kompetens för att bistå den interna projektledaren. Utnyttja detta då det är något dom gör till vardags med eller utan debitering påslagen.
Samma interna projektledare kommer också att vara väl insatt när det är dags för implementation och kan då vara en bra motpart till leverantören som sätter upp systemet.

3. Skall du vara stor och viktig kund för en mindre leverantör eller tvärtom?

Leverantören av ditt affärssystem bör utgå från dina behov och sätta dina krav i centrum.
Ställ tidigt frågorna med hur leverantören ser på support, Anpassning, utbildning till dig och din organisation.
Kommer det att finnas dedikerad personal som är insatta i din verksamhet eller kommer det vara ett callcenter med nya personer varje gång?
Är din verksamhet viktig för leverantören skall det kännas i all kommunikation med dig.

4. Utgå från dina processer och dina användare.

Köp inte ett system med en mängd funktioner som du aldrig kommer att använda. Detta leder ofta till att att systemet istället blir mer svåranvänt och onödigt dyrt.
Ett bra affärssystem skall vara enkelt att förstå och busenkelt att lära sig. Systemet skall hjälpa dig att inte göra fel och ha kontroller bakom fasaden när saker ser ut att gå fel.
Användare som känner sig trygga i verktygen och inte känner frustration kommer att prestera bättre i uppgiften.
On- och offboarding, för att få igång nya och avveckla avslutade användare skall vara enkelt och kräva minimal tid för företaget.
Supportsystemet skall vara integrerat i alla layouter och vara redo att bistå användaren var denna är i systemet.

5. Bokföring i samma system eller integrerat?

Här kommer du att få olika svar beroende på vem du frågar.
Det som är viktigt att tänka på att ju större system du köper desto mindre flexibelt lär systemet vara för ditt behov av förändring.
Bokföringen är för många en standardprocess som styrs av lagar och regler och kräver inget extra anpassningsarbete. Välj därför det bokföringsprogram som du trivs med och skulle det inte vara integrerat då måste du se till att affärssystemet kan kommunicera med bokföringsprogrammet fullt ut. Dubbelinmatning får inte förekomma. Moderna system som bygger på en framtidssäkrad plattform kan kommunicera med sin omvärld, det kravet ska du ställa.

Vad är ett affärssystem? Vad är API?

I Sverige är den gängse uppfattningen ett system som kopplar samman ett företags affärsprocesser såsom försäljning, inköp, leveranser, Ekonomi, administration går under en gemensam benämning, nämligen affärssystem. Det måste inte vara ett system utan kan vara flera delsystem som integrerats till ett sammanhängande Affärsystem.
Idag är är det mycket vanligt att Affärssystemet är integrerat med andra system såsom produktionssystem, webbsystem och externa system
En stark trend idag är att företagets olika system enkelt skall kunna utbyta data med varandra. Vi kallar detta för API integrationer så att viktig data automatiskt blir tillgängligt i andra system på ett säkert sätt. API är en förkortning av Application Programming Interface och hjälper företag att dela med sig av data på ett kontrollerat sätt. Även om du kanske inte är medveten om det använder du förmodligen API:er dagligen.