Vad kostar det att införa ett nytt affärssystem?

Det är många faktorer som spelar in i kostnaden för ett nytt affärssystem. Går det att över huvud taget uppskatta på förhand vad kostnaden kommer att bli?
Här delar vi på Premium med oss av prisdata av från andras och vår egen försäljning. Naturligtvis är priset underordnat att de funktionella kraven är uppfyllda. Men om valet står mellan kandidater som i stort uppfyller din kravspecifikation kan priset bli en tungt vägande faktor.

Att byta till ett nytt och modernt affärssystem som är valt för att passa verksamheten kan ge fantastisk hävstång för din affär. Samtidigt kan kostnaderna skena om systemet istället inte lever upp till kravspecifikationerna. Är systemet dessutom inte flexibelt när din verksamhet förändras, ja då kan en smärtsam och kostsam resa istället inletts. De stora kostnadsposterna är normalt implementation och tiden för dina interna resurser. I de flesta fall kan man dela in kostnaden i följande delar:

Typ Beskrivning
Licensavgift Den kostnad per användare som användandet av programmet kostar
Anpassning Vilka av företagets viktiga affärsprocesser behöver anpassning innan/vid driftsättning/löpande
Implementation Datamigrering (dvs import av din data i det nya systemet, konfiguration, installation, utbildning
Drift & Support Support, uppgraderingar, löpande fortbildning
Interna resurser Kravspecifikation, Intern projektledning, Utbildning, Intern testning, löpande förvaltning
Integration Vilka andra systemet externt och internt skall systemet utbyta data med
Pris affärssystem

1,5% av kundens omsättning

Det visar sig snabbt att leverantörens offert kan vara en mycket liten del av totalkostnaden om vi väger in alla delar av implementationen och dina egna kostnader. Det är därför viktigt att fastställa din totala ägandekostnad (TCO). Men vad kostar ett affärssystem om man räknar in ovanstående?
Det finns en sammanställning för ett affärssystems kostnad i ERP-bloggen. Här har man gjort en sammanställning över 120 offerter i 40 olika upphandlingar. Sammanställningen ger en uppskattning att implementationskostnaderna i genomsnitt landar på 1,5% av kundens omsättning och 3,6% av omsättningen totalt för de första 5 åren för ett byte av affärssystem. Spridningen är stor och implementationskostnaderna finns i intervallet 0,01% till 18% av omsättningen.
http://erpblogg.se/vad-kostar-ett-affarssystem.html

0,31% av kundens omsättning

Premiums egen statistik för de senaste årets leveranser av Premium affärssystem ger att implementationskostnaden ligger i intervallet 0,31% till 0,64% av kundens omsättningen. 
I regel har implementationskostnadens relation till omsättning ökat för mindre bolag. Faktorer som också spelat in är mängden anpassningar och integrationer vid uppstart. Totalkostnaden de första 5 åren för Premium affärssystem har landat på 1-2% av omsättningen.

Minimera kostnad för datamigrering

En ansenlig kostnad vid implementationer kan vara importen/överföringen av kundens befintliga data till den nya miljön. På Premium automatiserar vi detta arbete så långt det går. Data från andra system kan i princip vara i vilket format som helst och konverteras. Oavsett hur många gånger kundens data testas i Premium affärssystem innan driftstart så sker kopplingen av datan endast en gång. I detta steg kan också filtrering och tvätt av data automatiseras om formatet skiljer sig eller är ofullständigt. Det går på detta sätt enkelt att testa och verifiera data under en längre tid. Detta sparar mycket tid, pengar och frustration.

Hur mäter du kostnad för en missad affärsmöjlighet?

I takt med att nya affärsmöjligheter dyker upp måste ditt system vara lätt att anpassa till de nya förutsättningar. 
Det kan vara bra att utreda dessa frågor innan du sitter fast i ett trögrörligt system som riskerar bromsa din affär.
Premium affärssystem bygger på en standardplattform som heter FileMaker och är rankad som en av världens bästa plattformar för att enkelt förändra ert system. Mer om detta hittar du på marknadsplatsen G2 under rubriken Low Code.

Vilken licensmodell gäller?

Förutom att det inte finns några dolda avgifter eller bindningstid med Premium affärssystem finns en annan inte helt oväsentlig skillnad mot traditionella system. Med Premium affärssystem kan du köra en standardversion av systemet och samtidigt ha dina egna unika anpassningar som bara är dina. Det innebär också att kunden faktiskt erhåller källkoden till funktionerna i affärssystemet. Du kommer alltså att äga rätten till ditt eget affärssystem.

Vad tjänar jag på ett nytt system?

I ett tidigt stadium bör man när man intervjuar leverantörerna försöka uppnå förståelse för vilken nivå av support som finns tillgänglig. Om inte supporten fungerar tillkommer indirekta kostnader när verksamheten drabbas. Med Premium affärssystem är onlinesupport inbyggd i alla delar av systemet. Det innebär att supporten ser samma sak som användaren och direkt kan assistera om frågor eller önskemål i systemet. Allt samlas i ett och samma ärendehanteringssystem som är mycket uppskattat av Premiums kunder.

Vilken nivå på supporten gäller?

En relevant del är också att se på besparingspotentialen av det nya affärssystemet. Denna artikel tar upp kostnaderna för ett nytt affärssystem men kan ofta helt betalas av den besparingspotential som de nya funktionerna innebär. På Premium jobbar vi tätt tillsammans med våra kunder för att automatisera processer och bygga bort tidstjuvar. Det kan gälla automation av repetitiva uppgifter eller förebygga fel tidigt i processen som kan växa till tidsödande arbete för att rätta.
Ett enkelt exempel på detta var en kund som önskade bilder på produkterna synliga vid orderläggning. Genom att visa en liten bild på produkten direkt på orderraden kunde säljarna eliminera fel när det fanns många snarlika produkter och många varianter av samma grundartikel.

Finns en ovilja att byta system i organisationen?

Interna kostnader kan också skena om det finns interna motsättningar för systembyte.
Se därför till att alla viktiga roller är med på bytet av affärssystem. Underskatta inte kostnaden för internt motstånd inom organisationen. Släpp in olika användare tidigt för att testa och vara med och påverka utformningen av vissa processer. 
På Premium installerar vi tidigt en testversion av systemet där olika intressenter, Ekonomi, Sälj, mfl kan testa och diskutera sina arbetsprocesser i det nya verktyget. När alla delar tidigt får vara med och i viss mån påverka kommer kraften i det nya affärssystemet bli enorm. Det som senare kan leda till merkostnader är också att intern projektledning saknas. Avsätt tid för detta. Det betalar sig mångfalt.

Mer information

Ring Jan Book på 0708-919171